Startseite> Der Verein> Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung von focus europa e. V.

In Ausführung der Satzung des eingetragenen Vereins focus-europa e.V., beschlossen am 04. März 2009, gibt sich der Vorstand folgende

Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung (im folgenden GO genannt) hat den Zweck, die in der Satzung offen gelassenen Einzelheiten der Zusammenarbeit von Mitgliedern, Beirat und Vorstand sowie die Aufnahme neuer Mitglieder zu regeln. Sollten einzelne Bestimmungen dieser GO so ausgelegt werden können, dass sie der Satzung widersprechen, so ist die Auslegung zu wählen, die mit der Satzung im Einklang stehen.

1) Aufnahmekriterien für neue Mitglieder als Künstler

Gemäß § 4 Abs 4 Satz 3 der neuen Satzung stellt der Beirat (alle ernannten Fachbeiräte) mit Stimmenmehrheit Einvernehmen über die Aufnahme eines neuen Mitglieds als Künstler her.
Hierbei soll die künstlerische Qualität, Professionalität und die Persönlichkeit in Bezug auf die Verwirklichung der in § 2 der Satzung genannten Vereinsziele ausschlaggebend sein.

a) Liegt eine schriftliche Beitrittserklärung dem Vorstand vor, wird diese dem für dieses Gebiet zuständigen Fachbeirat weitergeleitet. Dieser prüft alle zur Verfügung stehende Informationen und nimmt Kontakt mit dem Beitrittskandidaten auf.
b) Mit einer kurzen Stellungnahme zum Kandidaten gibt er die Informationen weiter und holt im Umlaufverfahren das Einvernehmen aller anderen Fachbeiräte ein oder ruft eine Beiratssitzung ein. Das Einvernehmen ist mit Stimmenmehrheit der abgegebenen Stimmen erzielt.
Das Ergebnis wird dem Vorstand unverzüglich mitgeteilt.
c) Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme mit Stimmenmehrheit,
muss hierbei aber das Einvernehmen mit den Beiräten erneut herstellen, falls anders entschieden werden sollte als der Beirat empfiehlt. Wird keine Einigung erzielt, wird der Kandidat nicht aufgenommen.
d) Der Vorstand teilt dem Kandidaten die Entscheidung schriftlich mit.
e) Die Entscheidung über einen Beitritt soll zeitnah, jedoch nicht länger als nach 4 Wochen nach Beitrittserklärung erfolgen.

2.) Aufnahmekriterien für fördernde Mitglieder

a) Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand gemäß § 4 Abs. 4 Satz 2 der neuen Satzung mit Stimmenmehrheit.
Aufnahmekriterien sind, dass die in § 2 der Satzung genannten Ziele des Vereins durch den Kandidaten nachdrücklich unterstützt und gefördert werden.
b) Der Vorstand teilt dem Kandidaten die Entscheidung schriftlich mit.
c) Falls ein förderndes Mitglied später als Künstler im Verein mitwirken will, gilt das Verfahren nach § 1 dieser GO.

3.) Mitgliederlisten

a) Es ist eine aktuelle Mitgliederliste mit allen Personenbezogenen Daten zu führen.
b) Die Beitrittserklärung, die Aufnahmebestätigung des Vorstands, evtl. Austrittserklärung, Austrittsbestätigung des Vorstands sind schriftlich zu dokumentieren und zu verwahren.

4.) Information der Mitglieder

a) Die homepage www.focuseuropa.de ist in der Außenwirkung eine äußerst erfolgreich Darstellung des Vereins. Mit den Berichten auf der aktuelle Seite wird über alle Maßnahmen des Vereins berichtet und den focus-Künstlern eine hervorragende Plattform für ihre Projekte geboten. Ein Vorstandsmitglied soll die homepage betreuen.
b) Newsletter des Vorstandes an die Mitglieder und Abonnenten sollen einerseits für Veranstaltungen werben und andererseits zur Mitarbeit anregen. Sie dienen jedoch hauptsächlich zur Information, Transparenz der Entscheidungen und der Kommunikation.
Sie sind nach aktuellem Bedarf vom Vorstand zu erstellen und per email an die Mitglieder zu verschicken.
c) Info-Schreiben an alle Mitglieder erfolgen nur für Vereinsangelegenheiten von grundlegender Bedeutung, wieJahreshauptveranstaltung oder ähnlich.

5.) Projekte und Veranstaltungen

Gemäß neuer Satzung § 8Abs.7 ist der Vorschlag und die Entscheidung über die Projekte des Vereins neu geregelt.

a) Ein Projektvorschlag muss schriftlich beim Vorstand eingereicht werden.
b) Er soll enthalten:
1. Name des Vorschlagenden
2. Bezeichnung/Thema des Projektes
3. Zeitpunkt/Zeitraum der Veranstaltung
4. Veranstaltungsort
5. Kurzbeschreibung des Projektes
6. Mitwirkende
7. Kostenaufstellung/Kostenprognose für Projekt - Vorbereitung + Durchführung
8. Vorschläge zur Finanzierung
9. Vorschlag für einen Projektleiter
c) Der Vorstand prüft und gibt den Projektvorschlag mit seiner schriftlichen Wertung an die Vereinsjury weiter.
Falls eingereichte Projektvorschläge formal den vorgenannten Punkten nicht entsprechen ist der Vorstand bei der notwendigen Ergänzung behilflich.
d) Von der Vereinsjury beschlossene Projekte sind vom Vorstand durchzuführen, wenn nicht Vereinsziele verletzt werden oder die Finanzierung ungesichert erscheint. Von der Vereinsjury nicht beschlossene Projekte dürfen nicht
unter der Federführung des Vereins „focus-europa e.V." durchgeführt werden.
e) Projekte, die zum Zeitpunkt der Satzungsänderung für 2009 bereits vereinbart und geplant waren, unterliegen nicht dieser Geschäftsordnung.

6. ) Vereinsjury

Gemäß § 8 Abs.7 Satz d der Satzung setzt sich die Vereinsjury zusammen aus den Beiräten, Projektleitern und den Kuratoriumsmitgliedern. Da dies bis zu 20 Personen oder mehr sein können und um Beschlüsse zeitnah treffen zu können, gilt folgendes:

a) Der Vorstand benennt ein Mitglied aus der Jury als Juryleitung, vornehmlich den Beirat, aus dessen Fachgebiet das Projekt kommt.
b) Die Juryleitung beruft die Versammlung ein, leitet die Versammlung, trägt die beantragten Projekte vor und führt nach der Beratung die Beschlussfassung herbei. Die Juryleitung informiert nach der Sitzung den Vorstand über die Ergebnisse.
c) Der Vorstand ist administrativ bei der Einberufung behilflich, nimmt aber nicht an der Jurysitzung teil, es sei denn ein Vorstandsmitglied ist gleichzeitig Projektleiter.
d) Die Vereinsjury hat bei der Projektprüfung die Übereinstimmung mit den Vereinszielen und die Finanzierbarkeit zu beachten.
e) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.
f) Dem Vorstand werden die Beschlüsse von der Juryleitung schriftlich mit Begründung mitgeteilt.
g) Bei kleineren Einzelprojekten oder aufgrund der Eilbedürftigkeit wird die Beschlussfassung im Umlaufverfahren (email oder per Post) herbeigeführt.

7. ) Jahresprogramm

a) Der Vorstand holt für das nächste Jahresprogramm rechtzeitig Ideen der Mitglieder ein, berät diese und veranlasst formale Projektanträge.
b) Er stellt aus diesen und den bereits von der Vereinsjury beschlossenen Projekten ein Jahresprogramm zusammen.
c) Der Vorstand prüft und bewertet gemäß §8 Abs. 7 Satz c das Jahresprogramm, insbesondere auf die Finanzierbarkeit, die Fördermöglichkeiten und die organisatorische Durchführung. Er bedient sich hierbei der Beratung durch fachkundige Mitglieder.
d) Das Jahresprogramm wird der Vereinsjury zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt.
e) Kooperationen mit anderen Organisationen und deren Veranstaltungen kann der Vorstand allein beschließen. Die
Vereinsjury ist jedoch hiervon zu unterrichten.
f) Der Vorstand stellt das Jahresbudget auf und beschließt dies.

8.) Fördermittel, Spenden, Sponsorengelder/Projektbeteiligungen

a) Die Beantragung und Entgegennahme dieser Mittel erfolgt durch den Vorstand.
b) Die Gemeindeverwaltung Neudrossenfeld ist bei der Antragstellung und der Abwicklung behilflich.
c) Der Vorstand kann mit Mehrheitsbeschluss einen Zuschuss aus Vereinsmitteln in ein Projekt gewähren, wenn es sich um ein Kooperationsprojekt handelt und dies auch öffentlich wirksam wird.

9.) Projektleiter

Gemäß § 8 Abs.7 Satz f bestimmt der Vorstand die Projektleiter für die von der Vereinsjury beschlossenen Projekte. Das Einverständnis des Projektleiters ist vorher einzuholen.

a) Die Beschlussfassung erfolgt mit Stimmenmehrheit.
b) Der Projektleiter nimmt diese Aufgabe nur solange wahr bis das Projekt abgeschlossen und abgerechnet ist.
c) Der Projektleiter ist für die Realisierung des Projekts verantwortlich.Insbesondere ist er für alle am Projekt Beteiligten der Ansprechpartner.
Er koordiniert und organisiert das Projekt.
d) Er stimmt mit dem Vorstand die Beteiligung anderer Personen oder Institutionen am Projekt ab und koordiniert diese.
e) Der Projektleiter ist für die Einhaltung des vom Vorstand genehmigten Budgets verantwortlich. Er holt alle notwendigen Kostenanschläge ein. Vor Beauftragung oder Eingehen von finanziellen Verpflichtungen ist die Zustimmung des Vorstands einzuholen. Die Vertretungsmacht des Projektleiters ist auf sein Budget
beschränkt.
f) Bei größeren Veranstaltungen können auch zwei Projektleiter benannt werden, wobei der eine für alle künstlerischen Aufgaben und der andere für alle organisatorischen und finanziellen Aufgaben zuständig ist.
g) Mit Abschluss des Projektes macht der Projektleiter eine Kostenfeststellung mit Aufstellung aller Ausgaben und einer Gegenüberstellung zu den Positionen des Kostenanschlages.
h) Das Projekt ist von ihm spätestens 4 Wochen nach Abschluss mit allen Rechnungen und Belegen abzurechnen.

10.) Beirat

Gemäß § 8 ABS:6 der Satzung beruft der Vorstand die Beiräte mit Stimmenmehrheit.

a) Diese sind jeweils oder zu zweit für einen Bereich der Schönen und Bildenden Künste zuständig.
b) Sie sind für den Verein für diesen Bereich verantwortlich. Sie repräsentieren den Fachbereich für den Verein nach außen. Sie betreuen und koordinieren den Fachbereich im Innenverhältnis.
c) Sie werden in der Regel für drei Jahre berufen. Die Berufung endet jedoch mit der Wahl eines neuen Vorstands.
d) Die Fachbereiche der jeweiligen Beiräte sind zur Zeit:
Malerei
Grafik
Bildhauerei
Fotografie
Literatur
Musik
Theater
Film/Neue Medien
Sie können bei Bedarf ergänzt werden.

11. Kuratorium

Gemäß § 8 Abs. 6 Satz b bestimmt der Vorstand ein Kuratorium. Dieses kann aus bis zu 6 Personen bestehen.
Dabei sollen vor allem Vertreter aus Politik, Verwaltung, Kirchen, Wissenschaft, Wirtschaft und Kultur berücksichtigt werden.
Das Kuratorium berät den Vorstand in Grundsatzfragen.

a) Die Mitglieder werden in der Regel für drei Jahre berufen. Die Berufung endet jedoch mit der Wahl eines neuen Vorstands.
b) Jedes Mitglied wird einzeln gewählt. Es ist ein einstimmiger Beschluss des Vorstands notwendig.
c) Die Berufung wird schriftlich mitgeteilt.

12.) Vergütung von Aufwendungen der Projektleiter und Vorstandsmitglieder

Die Mitarbeit von Projektleitern, Beiräten, Jurymitglieder und Vorstandsmitgliedern, wie die aller Mitglieder ist ehrenamtlich und nicht zu vergüten.
Jedoch sind tatsächlich entstandene Aufwendungen im Zusammenhang mit der Vereins-Geschäftsführung und der
Projektabwicklung zu erstatten.

a) Die Kosten sind eindeutig zu belegen und mit Quittungen zur Abrechnung beim Vorstand einzureichen. Dieser gibt nach Prüfung die Anweisung frei.
b) Erstattet wird gegen Fahrtkostenabrechnung ein Kilometergeld in Höhe von 2/3 des steuerrechtlichen Ansatzes für Fahrkosten.
Z.Zt. 0,20 € (nachfolgend geändert gemäß Vorstandsbeschluss v. 6.10.2011)
Für Transporte von Kunstwerken und Künstlern zu Ausstellungen werden mit eigenem PKW 0,30 € mit PKW + Anhänger oder LKW 0,40 € vergütet.
c) Büromaterialien, Telefonkosten, Porto usw. können nur erstattet werden, wenn dies glaubhaft nachweisbar ist.
d) Büro Vorhaltekosten werden nicht vergütet.
e) Die Abrechnung muss zeitnah erfolgen. Sie sollte nicht später als 4 Wochen nach Projektabschluss erfolgen. Kosten für Vereinsgeschäfte können 2 monatlich zusammengefasst und spätestens nach anschließenden 4 Wochen abgerechnet werden. (gemäß Vorstandsbeschluss vom 6.10.2011 wurde nachfolgender § 12 f ergänzt.
f) Eine Vergütung für Leistungen von Mitgliedern kann erfolgen für:
Redaktionelle Bearbeitung von Katalogen, Prospekten usw., Layout-Arbeiten, Video- oder Powerpoint Präsentationen, Übersetzungen, website-Betreuung, Auf- und Abbauarbeiten für Ausstellungen, Kunst-Transporte. Weitere Leistungen kann der Vorstand beschließen.

13.) Buchhaltung / Kassenführung

Die Gemeinde Neudrossenfeld führt die Buchhaltung und den gesamten Zahlungsverkehr des Vereins in dessen Namen und Auftrag durch.
Die Bankvollmacht hierfür wurde erteilt.

a) Rechnungen sind durch den Schatzmeister sachlich zu prüfen und freizugeben, sodann erfolgt die Anweisung durch die Gemeinde.
b) Je Rechnung ist eine Kosten- Kategorie oder Kostenstelle anzugeben, nach der die Gemeinde buch, sodass jederzeit eine aktuelle Kostenrechnung zur Verfügung steht.
c) Zu jeder Vorstandssitzung ist, auf Verlangen eines Vorstandsmitgliedes der Kassenstand und die wesentlichen
Zahlungsbewegungen vom Schatzmeister zu erläutern.
d) Falls Abweichungen von den Finanzierungskonzepten der einzelnen Projekte durch die Projektleiter gemeldet werden oder Abweichungen von dem Jahresbudget erwartet werden ist ein Vorstandsbeschluss über geeignete Gegenmaßnahmen herbei zu führen.

14.) Geltungsbereich der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung gilt nicht nur für den Vorstand und seine Mitglieder sondern auch sinngemäß für die Projektleiter, die Jurymitglieder und die Mitglieder des Beirates.

15.) Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit Vorstandsbeschluss vom 20. Juli 2009 in Kraft.

16.) Änderungen der GO

Alle Änderungen und Ergänzungen der GO bedürfen der Schriftform und müssen vorher vom Vorstand beschlossen sein.

Neudrossenfeld
Der Vorstand von focus-europa
Geändert 06.10.2011